Volmacht legaliseren, notarizeren of voorzien van een apostille? Wat en wanneer u het nodig hebt

Wanneer u een nationaal merk buiten de Europese Unie wilt registreren, een weigering moet oplossen of andere administratieve handelingen moet verrichten voor bestaande merken die buiten de Europese Unie zijn vastgelegd, dan moeten er lokale agenten ingeschakeld worden. Zij zijn namelijk gerechtigd om dergelijke handelingen te verrichten bij de overheidsinstantie van die regio, net zoals Merk-Echt bevoegd is om deze handelingen te verrichten binnen de Europese Unie.

Gelukkig heeft Merk-Echt een goed en bovenal betrouwbaar netwerk opgebouwd van agenten over de hele wereld die voor ons, en daarmee ook voor u paraat staan. Wij werken jarenlang nauw samen met deze agenten en vertrouwen hen volledig. Tevens zijn deze agenten net als Merk-Echt, aangesloten bij de wereldwijde organisatie die merkprofessionals vertegenwoordigt, de INTA (International Trademark Association).

In enkele gevallen mogen onze agenten pas voor u als merkhouder handelingen verrichten, als er een volmacht wordt afgegeven. Hiermee verkrijgt de agent toestemming om handelingen te verrichten voor uw merken bij de overheidsinstantie. Deze volmachten dienen door u als merkhouder ondertekend te worden, maar soms is alleen een handtekening niet voldoende.

Het kan voorkomen dat een volmacht genotariseerd of gelegaliseerd moet worden, of de volmacht moet worden voorzien van een apostille. Het legaliseren, notarizeren of voorzien van een apostille zijn begrippen die hierbij vaak opduiken, maar wat is nu eigenlijk wat? Geen zorgen, wij zetten het graag voor u op een rij.

Notarizeren van een volmacht

Dit is een ambtshandeling waarbij de notaris officieel verklaart dat de handtekening onder een document echt is.

Hoe gaat het notarizeren in zijn werk? Maak een afspraak met de notaris en zorg ervoor dat u persoonlijk naar de notaris gaat. Vervolgens identificeert u zichzelf met een geldig legitimatiebewijs en plaatst u een handtekening op de volmacht onder toeziend oog van de notaris. De notaris voegt vervolgens een officiële verklaring toe waaruit blijkt dat u daadwerkelijk de ondertekenaar bent en dat dit proces vrijwillig is verlopen. Nu is de volmacht officieel genotariseerd. 

Echter, kan het voorkomen dat naast de verklaring van de notaris, ook legalisatie een vereiste is zodat de volmacht geldig wordt gemaakt voor gebruik in een bepaald land. Hieronder leg ik uit wat legalisatie is, welke vormen van legalisatie er zijn en waar u hiervoor terecht kan.

Het legaliseren van een volmacht (zonder apostille):

Het geldig maken van documenten voor gebruik in het buitenland

Zoals ik reeds heb benoemd, is het in sommige gevallen nodig om een document te laten legaliseren nadat de notaris al verklaard heeft dat de handtekening echt is. Met legalisatie bewijst u aan de autoriteiten van een bepaald land dat de handtekening en de zegel of stempel op de volmacht echt zijn zodat het document ook in dit land geldig wordt verklaard. 

Voor legalisatie kan u terecht bij de ambassade, bij het consulaat of bij het honorair consul van het betreffende land. Kijk hier voor een overzicht van de ambassade, consulaat of andere vertegenwoordigingen per land of gebied. 

Legaliseren van een volmacht met een apostille

De verkorte vorm van het geldig maken van documenten voor gebruik in het buitenland

In alle landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag, is het mogelijk om een document te laten legaliseren door middel van een apostille. Dit is een snelle legalisatiemethode die een document geldig maakt in het betreffende land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag. Dit gebeurt door middel van een stempel of sticker (de apostille) die de echtheid van de handtekening op een officieel document bevestigt. 

Om een apostille te verkrijgen, moet het document eerst worden genotariseerd en vervolgens naar een Belgische rechtbank worden gestuurd voor de apostille. Zoek hier naar een rechtbank bij u in de buurt.